Datenschutzerklärung der aja Resort und Hotel GmbH

Es gelten europaweit die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden DSGVO). Wir möchten Sie über die durch unser Unternehmen durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten nach Maßgabe dieser Verordnung (vergleiche Artikel 13 und 14 DSGVO) informieren. Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie diese jederzeit an die unter Ziffer 1.2 bzw. 1.3 angegebene E-Mail-Adresse richten.

Inhaltsübersicht:
1. Überblick
1.1 Geltungsbereich
1.2 Verantwortlicher
1.3 Datenschutzbeauftragter
2. Die Datenverarbeitungen im Einzelnen
2.1 Allgemeines zu den Datenverarbeitungen
2.2 Aufruf der Webseite
2.3 Newsletter
2.4 Anfragen/Buchungen/Beschwerden
2.5 Rezeption / Aufenthalt im Resort
2.6 Aufzeichnung von Gesprächen im Service Center
3. Betroffenenrechte
3.1 Widerspruchsrecht
3.2 Auskunftsrecht
3.3 Berichtigungsrecht
3.4 Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden")
3.5 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
3.6 Recht auf Datenübertragbarkeit
3.7 Widerrufsrecht bei Einwilligung
3.8 Beschwerderecht

Überblick

In diesem Abschnitt der Datenschutzerklärung finden Sie Informationen zum Geltungsbereich, zum Verantwortlichen für die Datenverarbeitung und dessen Datenschutzbeauftragten.

Geltungsbereich

Auf dieser Seite informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der von a-ja Resort und Hotel GmbH erhobenen personenbezogenen Daten, die sowohl beim Besuch dieser Homepage als auch bei anderen Verarbeitungen unter unserer Verantwortung, welche nicht in Zusammenhang mit dieser Homepage stehen, verarbeitet werden.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung – also derjenige, der über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet – im Zusammenhang mit den Verarbeitungen ist:
a-ja Resort und Hotel GmbH
Lange Straße 1a
18055 Rostock
Telefon: +49 (0) 40 - 300 322 220
Telefax: +49 (0) 4502 - 307 066 2220
E-Mail: info@ajaresorts.de

Datenschutzbeauftragter

Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt aufnehmen:
Kontaktformular:
https://www.dsextern.de/anfragen
DS EXTERN GmbH
Dipl.-Kfm. Marc Althaus
Frapanweg 22
D-22589 Hamburg

Die Datenverarbeitungen im Einzelnen

In diesem Abschnitt der Datenschutzerklärung informieren wir Sie im Detail über die Verarbeitung personenbezogener Daten. Zur besseren Übersichtlichkeit gliedern wir diese Angaben nach bestimmten Funktionalitäten.

Allgemeines zu den Datenverarbeitungen

Für alle nachstehend dargestellten Verarbeitungen gilt, soweit nichts anderes angegeben wird:

Keine Verpflichtung zur Bereitstellung

Es besteht weder eine vertragliche noch gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten. Sie sind nicht verpflichtet, Daten bereitzustellen.

Folgen der Nichtbereitstellung

Bei erforderlichen Daten (Daten, die bei der Eingabe als Pflichtangaben gekennzeichnet sind) hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass die betreffende Leistung nicht erbracht werden kann. Ansonsten hat die Nichtbereitstellung ggf. zur Folge, dass unsere Dienste nicht in gleicher Form und Qualität erbracht werden können.

Einwilligung

In verschiedenen Fällen haben Sie die Möglichkeit, uns im Zusammenhang mit den nachstehend dargestellten Verarbeitungen auch (ggf. für einen Teil der Daten) Ihre Einwilligung in weitergehende Verarbeitungen zu erteilen. In diesem Fall informieren wir Sie im Zusammenhang mit der Abgabe der jeweiligen Einwilligungserklärung gesondert über alle Modalitäten und die Reichweite der Einwilligung und über die Zwecke, die wir mit diesen Verarbeitungen verfolgen.
Foto- und Filmaufnahmen
Die Veranstaltungen der Marke AJA Resorts können durch Foto- und Filmaufnahmen dokumentiert werden. Die Verwendung von Fotoaufnahmen, wie z.B. angefertigte Teamfotos oder Eventfotos, findet im Internet auf der jeweiligen Veranstaltungsseite statt. Ausgewähltes Bildmaterial der Veranstaltung kann für die Impressionen in sozialen Medien in Web-Auflösung sowie in diversen Printmedien verwendet werden. Es erfolgt keinerlei sonstige Weitergabe von Foto- und Filmaufnahmen an Dritte.
Der Teilnehmer kann der Speicherung, Nutzung und Verbreitung der von ihm gefertigten Aufnahmen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Erfolgt der Widerspruch vor Beginn einer Veranstaltung der Marke A-JA Resorts, wird die DSR Hotel Holding alle Aufnahmen des Teilnehmers unmittelbar nach Ende der Veranstaltung löschen. Der Widerspruch kann schriftlich (z.B. Brief) oder in Textform (z.B. per Telefax oder per E-Mail) erklärt werden. Bitte geben Sie bei Ihrem Widerspruch Ihren Namen und Vornamen, sowie das Datum und den Namen des Events an.

Übermittlung an staatliche Behörden

Wir übermitteln personenbezogene Daten an staatliche Behörden (einschließlich Strafverfolgungsbehörden) nur, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO) oder es zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO).

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als wir Sie für die jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen. Sind die Daten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. Gründe hierfür können z.B. Folgende sein:

• Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
• Das Erhalten von Beweismitteln für rechtliche Auseinandersetzungen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften

Kategorien von Empfängern

Neben den unten explizit aufgeführten Empfängerkategorien werden personenbezogene Daten auch an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt: Versanddienstleister, Telefon- und Faxanbieter.

Datenkategorien

• Personenstammdaten: Titel, Anrede/Geschlecht, Vorname, Nachname, Geburtsdatum
• Adressdaten: Straße, Hausnummer, ggf. Adresszusätze, PLZ, Ort, Land
• Kontaktdaten: Telefonnummer(n), Telefaxnummer(n), E-Mail-Adresse(n)
• Anmeldedaten: Informationen über den Service, über den Sie sich angemeldet haben; Zeitpunkte und technische Informationen zu Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung; bei der Anmeldung von Ihnen angegebene Daten
• Buchungsdaten: Buchungen, Preise, Zahlungsinformationen
• Zahlungsdaten: Kontodaten, Kreditkartendaten, Daten zu anderen Zahlungsdiensten
• Zugriffsdaten: Datum und Uhrzeit des Besuchs unseres Service; die Seite, von der das zugreifende System auf unsere Seite gelangt ist; bei der Nutzung aufgerufene Seiten; Daten zur Sitzungsidentifizierung (Session ID); außerdem folgende Informationen des zugreifenden Computersystems: verwendete Internet Protokoll-Adresse (IP-Adresse), Browsertyp und -version, Gerätetyp, Betriebssystem und ähnliche technische Informationen.

Aufruf der Webseite

Hier wird beschrieben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten beim Aufrufen der Webseite verarbeiten.

Informationen zur Verarbeitung

• Datenkategorie: Zugriffsdaten
• Zweckbestimmung: Verbindungsaufbau, Darstellung der Inhalte des Service, Entdeckung von Angriffen auf unsere Seite anhand ungewöhnlicher Aktivitäten, Fehlerdiagnose
• Rechtsgrundlage: Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)
• Ggf. berechtigtes Interesse: ordnungsgemäße Funktion der Services, Sicherheit von Daten und Geschäftsprozessen, Verhinderung von Missbrauch, Verhütung von Schäden durch Eingriffe in Informationssysteme
• Speicherdauer: 7 Tage
• Empfänger: IT-Sicherheitsdienstleister, Hosting-Dienstleister, Consenttool-Anbieter
• Drittstaatenübermittlung: -

Tracking zur Analyse und Optimierung unserer Services und ihrer Nutzung sowie zur Messung des Erfolgs von Werbekampagnen und Optimierung der Anzeige von Werbung

Informationen zu den eingesetzten Diensten finden Sie unter „Cookies verwalten" im Footer bzw. im Consenttool.

Newsletter

Was mit Ihren personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einem Abonnement unseres Newsletters geschieht, beschreiben wir hier:

Informationen zur Verarbeitung

• Datenkategorie:
  • E-Mail-Adresse
  • Nutzungsprofildaten Newsletter
  • Anmeldedaten
• Zweckbestimmung:
  • Verifikation der Anmeldung (Double Opt-in-Verfahren), Newsletterzusendung
  • Interessengerechte Gestaltung des Newsletters
  • Nachvollziehbarkeit erfolgter Newsletter-Anmeldung/-bestätigung/-abmeldung
• Rechtsgrundlage:
  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO)
  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO)
  • Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)
• Ggf. berechtigtes Interesse: Nachweis erfolgter Newsletteranmeldung/-bestätigung/-abmeldung
• Speicherdauer: Dauer des Newsletterabonnements (Abmeldedaten unbegrenzt zur Erfüllung der Rechenschaftspflichten)
• Empfänger: Dienstleister für Newsletterversand
• Drittstaatenübermittlung: -

Anfragen/Buchungen/Beschwerden

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich an unseren Buchungsservice wenden, finden Sie hier:

Informationen zur Verarbeitung

• Datenkategorie:
  • Personenstammdaten
  • Adressdaten
  • Kontaktdaten
  • Inhalte der Anfragen/Buchungen/Beschwerden
  • Buchungsdaten
• Zweckbestimmungen: Bearbeitung von Kundenanfragen, Buchungen und Beschwerden (alle oben genannten Datenkategorien), Automatische Kategorisierung und Beantwortung von Mailanfragen mit Hilfe von KI (alle oben genannten Datenkategorien), Anonymisierung der Mailanfragen für Serviceverbesserung und Schulung (alle oben genannten Datenkategorien)
• Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1b DSGVO), Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)
• Ggf. berechtigtes Interesse: Kundenbindung, Vertrieb, Verbesserung der Kundenzufriedenheit, Serviceverbesserung und Schulungen, Beschleunigung der Anfragenbearbeitung
• Speicherdauer: Bearbeitung der Anfrage, buchungsrelevante Daten (6 Jahre) und steuerrechtlich relevante Daten (10 Jahre) gemäß der einschlägigen gesetzl. Aufbewahrungsfristen
• Empfänger:
  • Zahlungsdienstleister, Anbieter Reservierungssysteme, Hotel-Betriebssysteme, Kundenmanagementsoftware
  • Rezeption: MSSNGR für digitalen Meldeschein, Abwicklung Kur Taxe
  • Microsoft Ireland Operations Limited: Anbieter von Microsoft Azure mit ChatGPT Modellen
• Drittstaatenübermittlung: Im Zusammenhang mit dieser Verarbeitung übermittelt unser Unternehmen keine personenbezogenen Daten an Empfänger in Drittstaaten. Microsoft Azure und damit verbundene KI-Anwendungen werden in Rechenzentren von Microsoft in Europa gehostet.

Rezeption / Aufenthalt im Resort

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich in unserem Resort befinden, finden Sie hier:

Informationen zur Verarbeitung

• Datenkategorie:
  • Personenstammdaten
  • Adressdaten
  • Kontaktdaten
  • Buchungsdaten
  • Zahlungsdaten
• Zweckbestimmung: Erfüllung des Beherbergungsvertrages (alle oben genannten Datenkategorien), Anonymisierung für Serviceverbesserung und Schulung (alle oben genannten Datenkategorien, außer Zahlungsdaten)
• Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1b DSGVO), Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)
• Ggf. berechtigtes Interesse: Kundenbindung, Verbesserung der Kundenzufriedenheit, Serviceverbesserung und Schulungen
• Speicherdauer: Buchungsdaten gemäß der gesetzl. Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)
• Empfänger: Zahlungsdienstleister, Anbieter Reservierungssysteme, Hotel-Betriebssysteme, Kundenmanagementsoftware
• Drittstaatenübermittlung: Im Zusammenhang mit dieser Verarbeitung übermittelt unser Unternehmen keine personenbezogenen Daten an Empfänger in Drittstaaten.

Aufzeichnung von Gesprächen im Service Center

Hier wird beschrieben, wie Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Aufzeichnungen verarbeitet werden.

Informationen zur Verarbeitung

• Datenkategorie: Kontaktdaten (nur Telefonnummer), Anmeldedaten (Anrufdatum und Anrufzeit, Gesprächsdauer und Anrufgrund (Auswahl einer IVR)), Gesprächsinhalte, Protokolle zum Nachweis der Einwilligung
• Zweckbestimmung: Qualitätssicherung
• Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO)
• Ggf. berechtigtes Interesse: -
• Speicherdauer: 4 Monate; 3 Jahre (nur Protokolle über Nachweise der Einwilligungen)
• Empfänger:
  • Intern: Leitungsteam des Kundencenters
  • Extern: Telefonanlagenanbieter
• Drittstaatenübermittlung: -

Betroffenenrechte

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Das Widerspruchsrecht können Sie kostenfrei ausüben.

Auskunftsrecht

Sie haben das Recht zu erfahren, ob Sie betreffende personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, welche personenbezogenen Daten dies ggf. sind, sowie weitere Informationen gemäß Art. 15 DSGVO zu erhalten.

Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden")

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe zutrifft und die Verarbeitung nicht für einen der in Art. 17 Abs. 3 DSGVO geregelten Zwecke erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie sind berechtigt, eine Einschränkung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 Buchst. a) bis d) DSGVO geregelten Voraussetzungen gegeben ist.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Weiterhin haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder zu erwirken, dass eine direkte Übermittlung durch uns geschieht, sofern dies technisch möglich ist. Dies soll immer dann gelten, wenn die Grundlage der Datenverarbeitung die Einwilligung oder ein Vertrag ist und die Daten automatisiert verarbeitet werden. Für nur in Papierform vorgehaltene Daten gilt dies demnach nicht.

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Beschwerderecht

Sie haben ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.